Een externe sparringpartner helpt je om focus te bepalen en je doelen te halen

Arbèl B.V. uit Valkenswaard levert hoogwaardig plaatwerk en fijnconstructies in RVS, Aluminium en Staal. Ze produceren van prototype, enkelstuks tot kleine en middelgrote series. Ze zijn uniek in het leveren van veel toegevoegde waarde door de vele bewerkingen die zij de klant bieden. Van lasersnijden, ontbramen, geautomatiseerd richtingloos schuren, slijpen, buigen/kanten, boren/tappen, inpersen, stift- en puntlassen tot Mig/Mag en Tig lassen, zacht- en hardsolderen en lasergraveren. Alle mogelijke nabehandelingen en oppervlaktebehandelingen en het in eigen huis reinigen en cleanroom verpakken. Hun kennis, vakmanschap en het moderne machinepark zijn de basis voor kwaliteit voor hun hoogwaardige precisieplaatwerk.

Directeurswissel

Juli 2021 bestond Arbèl 35 jaar. De toenmalig directeur kon, door gezondheidsproblemen, zijn functie niet meer uitoefenen. Hierdoor werd door de aandeelhouders besloten dat dit het juiste moment was om het stokje over te dragen. Barry Noordman, op dat moment werkzaam op het bedrijfsbureau bij Arbèl, kreeg de kans deze taak op zich nemen. Hij had 10 jaar ervaring als productieleider bij zijn vorige werkgever, maar had nog nooit de algehele leiding van een bedrijf op zich genomen. Omdat er door de omstandigheden geen overdracht had plaatsgevonden en hij als directeur nog geen ervaring had ging hij op zoek naar een sparringpartner die hem kon ondersteunen in het oppakken van deze taak.

Barry had 10 jaar ervaring als productieleider, maar had nog nooit de algehele leiding van een bedrijf op zich genomen.

Beginsituatie bespreken

Vanuit zijn vorige werkgever kende Barry Erik Ruiten, organisatieadviseur bij SpartnerS, en besloot hem hiervoor te benaderen via een bericht op LinkedIn. Over het eerste gesprek dat Erik samen met Willian Groenen, tevens organisatieadviseur van SpartnerS, bij Arbèl had vertelt Barry het volgende: “We hebben de situatie bekeken en doorgenomen wat de huidige situatie is en de vraagstukken die speelden. Ook bespraken we waar we naartoe wilden en hoe we daar kunnen komen. Vervolgens hebben we overlegd waar we de prioriteit aan zouden geven.”

Strategie

Om de juiste richting te bepalen is er eerst besproken welke strategische keuzes voor Arbèl het beste zouden zijn. Barry: “We zijn gaan kijken hoe het klantenbestand eruit ziet. Wij leveren producten met een heel hoog afwerkings- en kwaliteitsniveau en veel toegevoegde waarde. Wij willen goed zijn in heel veel bewerkingen om naar de toekomst toe nog meer specialisaties aan te kunnen bieden, nog meer kritische producten met een hoog afwerkingsniveau.” Om dit zo efficiënt mogelijk te kunnen doen en daarbij een acceptabele doorlooptijd te kunnen behouden, is besloten om een aantal bewerkingen die eerst extern plaatsvonden nu in eigen huis te gaan doen. Zo zijn ze gaan lasergraveren als alternatief voor zeefdrukken en hebben ze een cleanroom voor het reinigen en verpakken van producten in gebruik genomen.

Om de juiste richting te bepalen is er eerst besproken welke strategische keuzes voor Arbèl het beste zouden zijn.

Organisatiestructuur

Om groei mogelijk te maken was het onvermijdelijk om kritisch naar de organisatiestructuur te kijken. Er werd een managementteam opgericht zodat Barry beter kan gaan focussen op strategische vraagstukken en minder operationeel bezig hoeft te zijn. Erik helpt hem daarbij door met Barry te kijken welke werkzaamheden hij ook door anderen kan laten uitvoeren zodat hij zich meer op zijn eigen taken kan richten. Daarnaast is er een strategisch team en een verbeterteam opgezet.

ISO

Al snel werd de ISO certificering aangepakt. Barry: “Onze klanten vinden het kwaliteitsniveau belangrijk. Dat is dan ook één van de grootste uitdagingen voor ons.” De ISO certificering is daar onderdeel van. Barry: “We hadden al een ISO 9001, maar sinds 2018 was er een nieuwe norm die nog niet volledig omgezet was. Hierdoor kregen we bij de audit in 2021 veel aantekeningen. Toen hebben we de keuze gemaakt om hem compleet te vernieuwen.”

Roland Daems, tevens organisatieadviseur bij SpartnerS, werd gevraagd dit mee op te zetten. Barry: “Hij heeft een mooie basis van zichzelf die hij aan kon passen naar onze manier van werken. Vervolgens hebben wij daar nog hard aan moeten werken en in drie maanden hadden we een compleet nieuw ISO 9001 2015 systeem gerealiseerd. Toen de auditor weer terugkwam was hij dan ook zeer verrast en ontzettend enthousiast door alles wat hier gebeurd was.” Inmiddels is er een kwaliteitsmedewerker aangenomen en leeft ISO in de hele organisatie.

In drie maanden hadden we een compleet nieuw ISO 9001 2015 systeem gerealiseerd.

Waardestroomanalyse

Met het personeel hebben Erik en Rob Pagen, ook één van de organisatieadviseurs bij SpartnerS, een waardestroomanalyse gemaakt. Barry: “Dus ook de medewerkers hebben we betrokken in dit traject. Alle knelpunten werden daarbij in kaart gebracht en we zijn nu bezig om alle knelpunten aan te pakken.”

De grootste knelpunten die daaruit voortkwamen waren:
– Te veel druk bij enkele personeelsleden.
– Betere borging van de kwaliteit en processen.
– Automatisering van het bedrijfsbureau liep achter.

Te veel druk bij enkele personeelsleden

Om ervoor te zorgen dat Arbèl minder kwetsbaar zou zijn doordat teveel werkzaamheden bij enkele medewerkers zaten, werden taken en verantwoordelijkheden heroverwogen. Met als gevolg dat er een aantal mensen het team van Arbèl zijn komen versterken. “Zo zijn er onder andere rondom de productieleider een aantal ondersteunende rollen van een kwaliteitsmedewerker, een logistieke medewerker en een meewerkend voorman gekomen. Dat heeft zijn vruchten in de afgelopen periode al afgeworpen. Zo werken we hard aan het veiligstellen van onze processen en het borgen hiervan”, aldus Barry. Met het aannemen van extra personeelsleden en de investering in nieuwe technieken kan Arbèl ook de gevraagde groei van de klanten en markt realiseren.

Met het aannemen van extra personeelsleden en de investering in nieuwe technieken kan Arbèl ook de gevraagde groei realiseren.

Borging processen en kwaliteit

Barry: “Bij Arbèl geldt altijd “gaat niet, bestaat niet”. Waar anderen nee tegen zeggen zien wij als een uitdaging.” Hierdoor lag de focus erg op het in goede banen leiden van de dagelijkse uitdagingen. Door de waardestroomanalyse is naar voren gekomen dat een meer procesmatige focus een structurele oplossing biedt en meer rust brengt in de organisatie. Barry: “Dat was een hele belangrijke voor ons, omdat onze grootste klanten steeds meer eisen stellen aan kwaliteit en procesborging. Dat was een tijd ondergeschoven geweest. Wij zitten op een heel hoog afwerkings- en kwaliteitsniveau. Om dit te behouden zullen processen geborgd moeten worden.”

Hierin heeft Arbèl een professionaliseringsslag gemaakt. Barry: “Er waren best wel wat verspillingen. Maar door de verbeteringen zien wij en onze klanten nu een positief resultaat. Het aannemen van de kwaliteitsmedewerker heeft daar  ook zeker aan bijgedragen. Maar ook er met alle medewerkers bewust mee bezig zijn. Erik heeft een verbeterteam “continu verbeteren” opgezet dat wekelijks met elkaar overlegt hoe de processen nog beter kunnen verlopen. Er zit heel veel kennis bij de mensen. Om processen beter te borgen zijn we systemen beter gaan benutten waardoor we minder mensafhankelijk zijn geworden. Doordat er nu meer structuur is, is er meer overzicht gekomen en zijn de doorlooptijden verbeterd.”

Om processen beter te borgen zijn we systemen beter gaan benutten waardoor we minder mensafhankelijk zijn geworden.

Automatisering bedrijfsbureau upgraden

Binnen het bedrijfsbureau was de automatisering nog niet volledig gekoppeld aan het ERP pakket. Dit heeft Arbèl zelf opgepakt. Tevens hebben ze nieuwe software aangeschaft voor CAD-CAM tekenen en calculaties. Ook dit heeft een positieve invloed gehad op de doorlooptijd.

Resultaten

Barry kijkt met tevredenheid terug op de afgelopen periode: “Er is echt heel veel gebeurd en iedereen is positief. We hebben een mooie club mensen, dat is de basis van alles. En we verbeteren nog elke dag. De ISO audit is daarin het concreetste resultaat geweest maar de rest heeft continu resultaat.” De gezette stappen zijn belangrijk om de gevraagde groei van hun grote klanten te kunnen realiseren. Barry: “Ik moet jaarlijks kunnen onderbouwen hoe ik mee kan groeien met de groei van de klant. Doordat het nog steeds lukt goede mensen aan te nemen, te automatiseren en te investeren in nieuwe machines en nieuwe technieken kan ik dat ook. Omdat mensen zien dat we leuk werk kunnen bieden in een prettige werkomgeving met een fijn team kunnen we nog altijd de nodige nieuwe mensen aantrekken.”

We verbeteren nog elke dag. De ISO audit is daarin het concreetste resultaat geweest maar de rest heeft continu resultaat.

Sparringpartner

In Erik heeft Barry de sparringpartner gevonden die hij nodig had: “Met hem kan ik mijn ideeën bespreken. Ik heb ideeën genoeg, maar hoe ga je ze uitvoeren en hoe pak je het aan. En wat is het juiste moment waarop deze ideeën kunnen worden uitgevoerd. Hij remt mij ook wel eens af en dat is misschien maar goed ook. Wat mijn tekortkoming is, dat vult hij goed aan. Ik ben van de snelle actie en leg dan niet alles vast. Erik houdt me daar dan de spiegel in voor en laat me nadenken over de gevolgen van deze acties voor de processen. Dat voorkomt achteraf vertraging of dingen die je over het hoofd ziet. Daar is hij wel heel goed in.”

Ook helpt Erik Barry met zijn rol als directeur: “Hij praat met de medewerkers en vangt wel eens signalen op. Medewerkers praten gemakkelijk met Erik. Ook helpt hij mij om meer werkzaamheden te delegeren en met het juiste werk bezig te zijn. Dat is belangrijk want dan ga je stappen maken.”

Ik heb ideeën genoeg, maar hoe ga je ze uitvoeren, hoe pak je het aan en wat is het juiste moment.

Toekomst

Op dit moment is Arbèl nog volop in de transitie fase, maar het procesmatig denken wordt steeds meer onderdeel van hun DNA. Daaraan werken ze structureel in het verbeterteam. Verder wordt de automatisering nog meer geoptimaliseerd. En de planning optimaliseren staat als volgende stap. Barry: “En dan zijn we er nog niet, want je kunt nooit stilstaan. Je moet continu bezig zijn met verbeteren.”

Terugkijkend op de inzet van SpartnerS in de afgelopen periode concludeert Barry: “Ik vind dat je kennis die je niet hebt of tekort komt moet inhuren. Dan moet je zelf niet gaan pionieren want dat vertraagt iets anders weer en je gaat je doel niet halen. Tenminste niet met de snelheid die je graag zou willen. Hier is op dat vlak de laatste jaren door onvoorziene omstandigheden weinig energie in het bedrijf gestopt, maar desondanks zijn we altijd succesvol geweest met een mooi klantenbestand met goede resultaten. Vanaf 2019 zijn die resultaten wel echt enorm gestegen in omzet en in winst en zijn de nieuwe investeringen en daardoor de groei mogelijk gemaakt. En die trend moeten wij door zetten. En alles alleen, dat gaat niet. Een externe partij kijkt toch met een andere, vernieuwde blik.”