Slimmer werken in de fabriek: Phoenix transformeert productieprocessen

“We wisten dat het goed ging, maar het kon beter.” – Tommie Baeten, manager productie bij Phoenix 3D Metaal

Phoenix in Eindhoven is een innovatieve speler in de 3D-metaalindustrie, gespecialiseerd in het leveren van hoogwaardige metaaloplossingen. In kleine en middelgrote series wordt plaatwerk gevormd tot 3D-producten via rubberpersen, 3D-lasersnijden en diverse andere technieken. De afdeling engineering kan het productontwerp maken.

De bedrijfscultuur wordt gekenmerkt door gelijkwaardigheid en respect voor elkaar. Iedereen voelt zich gehoord en gewaardeerd, ongeacht de functie of rol die iemand vervult. Er is helderheid over wie welke beslissingen neemt, maar hiërarchie speelt nauwelijks een rol. Dit maakt de werkvloer open, prettig en duurzaam, en draagt bij aan een omgeving waarin de 40 medewerkers graag lange tijd blijven werken.

Meer flow en duidelijke rollen

Vanuit de visie dat continu verbeteren van productiviteit en processen essentieel is, besloot Phoenix een verbetertraject te starten. Tommie: “We zagen dat we in een rustige periode terecht zouden komen. Dit was hét moment om verbeteringen door te voeren en klaar te zijn voor de toekomst.”

Paul Egelmeers, adviseur bij SpartnerS, vult aan: “Wat Phoenix hier heel sterk doet, is juist in een rustigere periode investeren. Veel bedrijven stellen in zo’n fase investeringen uit en letten vooral op de kosten. Phoenix kiest er bewust voor om dan door te pakken met verbeteren. Dat getuigt van een lange termijnvisie en beleidsmatige kracht: je benut de dalen in de capaciteit om klaar te zijn voor de pieken die later weer komen.”

Tommie had een duidelijk doel: “Ik wilde meer rust in de fabriek. De flow liep wel, maar het kon beter. Ook wilde ik dat de rollen van de teamleiders duidelijker werden, zodat zij hun verantwoordelijkheid beter konden pakken.”

We zagen dat we in een rustige periode terecht zouden komen. Dit was hét moment om verbeteringen door te voeren en klaar te zijn voor de toekomst.

Frisse blik van SpartnerS

Phoenix schakelde SpartnerS in voor een frisse blik op hun processen. Adviseurs Paul Egelmeers en Willian Groenen van SpartnerS gingen hiermee aan de slag. Tommie: “Omdat wij zelf te veel in het proces zitten, hebben we al meningen gevormd over de processen en elkaar. Je hebt dan echt iemand van buiten nodig die kritisch kan bevragen.”

Gezamenlijk werd een aanpak bepaald en een leidend team samengesteld. “We kregen een klein beetje theoretische kennis, maar gingen vooral direct aan de slag met het in kaart brengen van ons huidige proces. Vervolgens definieerden we de gewenste situatie,” Tommie.

“Belangrijk was dat we dit nieuwe proces samen gingen schrijven, zodat collega’s elkaar beter leren begrijpen. Het helpt als afdelingen van elkaar zien waar ze in het proces tegenaan kunnen lopen. Daarmee ontstaat er meer verbinding.”

We kregen een klein beetje theoretische kennis, maar gingen vooral direct aan de slag.

Stapsgewijs naar de gewenste situatie

De verschillen tussen het huidige proces en de gewenste situatie werden gezien als pijnpunten. Deze pijnpunten werden beoordeeld en gecategoriseerd, waarna werkgroepen werden gevormd om ze aan te pakken.

“In de werkgroepen ging iedereen aan de slag met zijn specifieke issues, zoals voorraadbeheer, productietijden, het ERP-systeem en de rol van de teamleider,” aldus Tommie. In iedere werkgroep zat iemand van het leidend team.

Bij de werkgroep van de teamleiders werd als hulpmiddel de Turtle Methode ingezet. Willian Groenen licht toe: “Bij Phoenix hebben we de Turtle Methode gebruikt om helder te krijgen hoe processen op elkaar aansluiten en wie waarvoor verantwoordelijk is. De interne leveranciers en de interne klanten gingen met elkaar in gesprek over hoe ze met elkaar zo goed mogelijk kunnen samenwerken. Zo werd ook zichtbaar hoe afhankelijk iedereen van elkaar is. Het idee is om dit soort gesprekken blijvend te voeren, zodat de samenwerking steeds verder verbetert.”

Door deze gezamenlijke aanpak ontstond focus op concrete actiepunten, waardoor de verbetering systematisch en gestructureerd verliep. Tommie: “Je probeert alle pijnpunten op te lossen en dan sluit je het project af. Zo’n groot project is eigenlijk nooit volledig af, je bent nooit helemaal klaar. Maar er moet ook een keer een einde aan komen, zodat je kunt zeggen dat je het goed gedaan hebt. Dat geeft een goed gevoel. We hebben toch 60-65% van de pijnpunten opgelost, en dat vind ik gewoon knap!”

De aanpak in stappen:

1. Procesbeschrijving van de huidige situatie
2. Definiëren van de gewenste situatie en categoriseren van pijnpunten
3. Werkgroepen creëren voor specifieke pijnpunten
4. Aanpakken van de pijnpunten, implementeren van oplossingen en trainen op competenties
5. Evaluatie en afsluiting van het project met concrete resultaten

We hebben toch 60-65% van de pijnpunten opgelost, en dat vind ik gewoon knap!

Eerste resultaten zichtbaar

Al snel werden de eerste verbeteringen merkbaar:

• Procestijden inzichtelijk maken: Door vast te stellen dat de berekende tijden overeenkwamen met de werkelijkheid, kon de focus worden verlegd naar andere oorzaken van vertragingen in de planning.
• Werkinstructies voor teamleiders: Met duidelijke instructies konden de teamleiders hun taken beter uitvoeren en beoordelen of producten aan de eisen voldoen.

Uitdagingen onderweg

Tegelijkertijd kwamen er ook een aantal uitdagingen naar voren. Zo bleek het overleg in de werkgroepen niet altijd efficiënt te verlopen. Paul gaf hier sturing aan door meer structuur in de vergaderingen aan te brengen, waardoor de overleggen resultaatgerichter werden.

Daarnaast verschilde het enthousiasme van medewerkers bij het doorvoeren van verbeteringen. Tommie: “Er zijn mensen die erg enthousiast raken en er de hele dag mee bezig willen zijn, en er zijn mensen die liever hun focus houden op hun reguliere werkzaamheden. Dan is het belangrijk iemand van buitenaf te hebben die dit herkent en weet hoe iedereen meegenomen kan worden in het proces.”

Uiteindelijke resultaten

Door de aanpak in stappen te doorlopen, werden concrete verbeteringen doorgevoerd:

1. Duidelijke rollen voor teamleiders: Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, wat meer rust op de werkvloer brengt.
2. Efficiënt voorraadbeheer: Door het invoeren van een Kanban-systeem op de logistieke afdeling is de grijpvoorraad overzichtelijk en eenvoudig te beheren.
3. Vermindering van verstoringen: Door levertijden vooraf vast te leggen, kan de planning direct starten met de inkoop en kan verkoop de klant de levertijd meteen communiceren.
4. Betere werkstroom: De productie loopt vloeiender en medewerkers ervaren meer rust en overzicht.

Tommie: “Het voornaamste dat we merken, is dat er meer rust is voor de mensen die hier werken. Ze hoeven niet meer over bepaalde dingen na te denken, omdat deze geregeld zijn in het proces.”

Het voornaamste dat we merken, is dat er meer rust is voor de mensen die hier werken.

Samenwerking met SpartnerS

De combinatie van twee adviseurs bleek zeer effectief. Tommie: “Paul bewaakte de structuur en discipline, terwijl Willian de zachtere kant van de verandering meenam. Bij ons werkte die combinatie heel sterk.”

“We zijn heel tevreden over de samenwerking met SpartnerS. Wij hebben een traject over onze processen gedaan, maar ook als iemand niet lekker in zijn rol zou zitten, zou ik SpartnerS durven bellen. Voor mensgerichte vraagstukken kun je ook bij ze terecht. Eigenlijk zijn ze op alle gebieden inzetbaar en dat is prettig. Het contact is laagdrempelig en dat maakt het fijn om met ze samen te werken,” aldus Tommie.

Ook Paul kijkt met een goed gevoel terug op de samenwerking: “De sfeer bij Phoenix is bijzonder positief. Je voelt je er meteen op je gemak en er is een voedingsbodem voor de ontwikkeling van mensen én het bedrijf. Omdat er bewust gewerkt wordt aan die goede balans tussen mensen en output, gaat een verbetertraject veel sneller. Je kunt openhartiger met elkaar omgaan, feedback geven en energie steken in de echte verbeteringen. Dat maakt de effectiviteit van zo’n traject aanzienlijk groter.”

Wij hebben een traject over onze processen gedaan, maar ook voor mensgerichte vraagstukken kun je ook bij ze terecht.

Blik op de toekomst

Met de behaalde resultaten in het achterhoofd kijkt Phoenix vooruit. Tommie: “We moeten het proces de tijd geven. Nu we ruim een jaar onderweg zijn, wil ik de teamleidersrollen nogmaals aanscherpen en blijven verfijnen. Kleine stapjes blijven zetten is essentieel.”

Ook papierloos werken staat door dit traject klaar om geïmplementeerd te worden zodra de investeringen gedaan zijn. Tommie: “En ik schat dat we over 5 jaar onze processen opnieuw onder de loep nemen. De wereld is dan weer veranderd, dus het is goed dit iedere 5 jaar te doen.”