Betere flow na KOP-training

Een efficiëntere planning van de relatief complexe productie van Settels Savenije Precision Parts: dat was de doelstelling van Bjorn van Hak, manager operations. Het bedrijf produceert hoogwaardige complexe metalen onderdelen en modules voor afnemers in de hightech- en medische industrie. Om aan de hoge eisen voor leverbetrouwbaarheid en kwaliteit te blijven voldoen, zocht Bjorn naar praktisch toepasbare kennis op het gebied van lean en planningsprocessen. Hij kwam bij SpartnerS uit. Daar volgde hij samen met enkele collega’s de training Klant Ordergestuurd Plannen (KOP).

Betrouwbare planning

Op de afdeling Operations, waar productie, verspanen, planning, inkoop en logistiek onder vallen, zijn 45 personen werkzaam. De complexe productie met de verschillende machines zorgt regelmatig voor extra druk in de organisatie. Voor Bjorn was het daarom prioriteit 0 om de planning te verbeteren. “Het is voor ons iedere dag een puzzel om de verschillende orders in de juiste volgorde efficiënt door de fabriek te laten gaan. Ook al maken we dagelijks een planning, deze kan de dag erna verstoord worden. Hoe krijgen we weer een betrouwbare planning? En hoe vertalen we die naar een betere aansturing in de fabriek? Ik besloot om, samen met de nieuwe mensen op de planning, de KOP-training te gaan volgen.”

Training daagt uit

Voorafgaand aan de training, brachten de trainers (Pim van Dorp en Paul van der Velden) een bezoek aan Settels. Bjorn: “Dat vind ik een sterk punt van SpartnerS. Ze hebben zich vooraf verdiept in ons bedrijf, maakten een rondje in de fabriek en stelden vragen over hoe we werken. Al deze input nemen ze mee in de training.” De training zelf wordt in een groep met deelnemers van meerdere bedrijven gegeven. Ook een voordeel, volgens Bjorn. “Het bestaat uit een mix van kennisoverdracht, uitleg, tips en ruimte voor discussie met de mensen van andere bedrijven. Een fijne trainingsvorm die een actieve houding vereist. Want je wordt steeds aan het denken gezet en uitgedaagd. De ervaringen van anderen zijn daarbij heel leerzaam en vooral herkenbaar!”

Bordoverleg

In de periodes tussen de trainingsdagen besteedde Bjorn veel tijd aan het huiswerk dat hij meekreeg. “Hoe gaat het nu en wat kunnen we verbeteren?  We wilden op een andere manier werken en hebben dat uitgelegd aan de medewerkers. Daarbij kreeg de logistiek manager de rol van coördinator op de werkvloer. We zijn gestart met een ‘bordoverleg’: met alle afdelingen staan we drie keer per week bij het bord om de planning te bespreken, welke zaken extra aandacht behoeven en waar we tegenaan lopen. Acties komen op een lijst met een deadline en lossen we daadwerkelijk op. Dit waren we al langer van plan en tijdens de training werd het idee concreet gemaakt.”  

Betere procesflow

Dat de nieuwe aanpak werkt, wordt al snel duidelijk. Bjorn: “We ervaren wat meer rust in de productie. Die rust zien we ook in de planning, waarin we bewust iets meer ruimte calculeren. Voor een deel ook door de communicatie met onze klant, die bereid is om mee te denken aan een oplossing.” 

Hoe reageerde de interne organisatie op deze nieuwe werkwijze? Bjorn: “In het begin leverde het kritische reacties op, want niemand wil dat het ten koste van productiviteit en omzet gaat. Maar het proces verloopt nu soepeler, en de flow is beter. De leverperformance is zelfs met bijna 20 procent gestegen, bij een ongeveer gelijkblijvende omzet! Dat helpt bij de acceptatie.” 

Betrokkenheid

De laatste trainingsdag werd afgesloten met een evaluatie. Maar daar bleef het niet bij. “Pim en Paul zijn na afloop van de training opnieuw bij ons bedrijf geweest om te kijken wat we met de opgedane kennis en tips in de praktijk hebben gedaan. Hun interesse en betrokkenheid vind ik erg goed. Dat maakt voor mij het verschil!”  

Al met al heeft de KOP-training het denken over planning in beweging gezet: “We werkten al volgens de KOP-principes, maar hebben door de training meer inspiratie gekregen om anders naar onze planning te kijken. Onze organisatie is de laatste tijd veranderd, met nieuwe functies en nieuwe medewerkers. Door medewerkers te informeren over de doelstellingen en de successen te benoemen, is er een sterkere betrokkenheid ontstaan.  

En SpartnerS: die weten waarover ze het hebben. Het gaat hen niet alleen maar om mooie theorieën, maar juist om verbeteringen daadwerkelijk in gang te zetten. Wat ons betreft een geslaagde aanpak!”