Met een ERP-pakket verdere groei mogelijk maken

Familiebedrijf Legro is specialist in substraten en dekaarde. Legro is in 1924 klein begonnen en in 4 generaties uitgegroeid tot één van de grootste producenten van substraten in Europa en daarbuiten. Het is een internationale organisatie met 12 productielocaties, 6 verkoopkantoren wereldwijd en 300 medewerkers. Doordat ze het gehele productieproces in eigen beheer hebben kunnen ze een hoge kwaliteit van hun producten garanderen.

Integraal ERP-pakket om groei mogelijk te maken

Legro is flink gegroeid en heeft naar de toekomst toe nog meer groeiambities. Dat bracht de vraag naar voren of de implementatie van een integraal ERP-pakket de organisatie daarin zou kunnen ondersteunen. Sjellie Swinkels, Financial Director, licht toe welk vraagstuk daardoor ontstond: “In het verleden hebben we lokaal, binnen de diverse entiteiten, wel nieuwe pakketten geïmplementeerd. Maar nu waren we op zoek naar een integrale oplossing voor alle landen waarin wij gevestigd zijn, waardoor het vraagstuk een stuk complexer werd. Omdat je geen verkeerde keuze wilt maken besloten wij op zoek te gaan naar partijen die kunnen helpen met de selectie en implementatie van een ERP-pakket zodat we met meer bagage een weloverwogen keuze konden maken, maar er ook doorlopende kritische vragen gesteld blijven worden gedurende het voorbereidings- en implementatieproces”.

De vraag was of de implementatie van een integraal ERP-pakket de organisatie in de groeiambities zou kunnen ondersteunen.

Eerst optimaliseren dan automatiseren

En zo kwam Legro bij SpartnerS terecht. Sjellie: “Het eerste gesprek met Willian Groenen was meteen al heel positief. Ik voelde me gehoord en was verrast door de pragmatische aanpak.” Legro worstelde op dat moment tussen twee verschillende visies op de aanpak. Met de eerste aanpak zou er een pakket gekozen worden en de werkwijze overgenomen worden die het pakket bood. Sjellie: “Deze aanpak voelde niet goed, want wat gaat dat in organisatieprocessen teweegbrengen en is dat daadwerkelijk de best passende oplossing?”

De andere aanpak was dat er eerst gekeken werd naar de verbeteringen die er in de organisatie nog mogelijk waren om die werkwijze vervolgens door een systeem te laten ondersteunen. Sjellie: “En die aanpak, eerst optimaliseren dan automatiseren, dat was de gemeenschappelijke factor in dat eerste gesprek. Daarin vonden wij de aansluiting.”

De aanpak was dat er eerst gekeken werd naar de verbeteringen die er in de organisatie nog mogelijk waren om die werkwijze vervolgens door een systeem te laten ondersteunen.

Veel verschillende systemen bij samenwerkende bedrijven

Legro is een ketenbedrijf. Vanuit grondstoffen, productie en verkoopkantoren zijn er heel veel verschillende bedrijven die intensief met elkaar samenwerken. Dit betekent ook dat er veel overdrachtsmomenten zijn, van informatie én materiaal, voordat een product naar een klant gaat. Sjellie: “Voordat de goederen naar de klant gaan is het via het veenveld, voorbewerking, productie naar een verkoopkantoor gegaan. Iedere keer moet de order daarbij op een ander systeem overgezet worden. Dat vergroot de kans op fouten, werkt soms vertragend en is niet efficiënt. Informatie komt nu soms te laat of is niet up-to-date. Dat waren belangrijke signalen vanuit de organisatie waar we mee aan de gang moesten. Dit moest slimmer kunnen.”

Waardestroomanalyse

SpartnerS stelde voor om eerst het net op te halen in de organisatie en te starten met een waardestroomanalyse met de verschillende bedrijven. Zo konden ze uit de organisatie ophalen waar verschillen zitten in interne processen en werkwijzen. Willian Groenen pakte dit namens SpartnerS op. Sjellie: “Met elkaar praten over de processen en hoe we het doen was voor ons vrij nieuw. De medewerkers hebben dit als heel positief ervaren. Er kwamen ook veel verbeterpunten aan het licht, maar dat komt natuurlijk ook omdat je daar de focus op gaat leggen. SpartnerS heeft geholpen deze issues te kanaliseren, de gemeenschappelijke noemer te vinden en uit te filteren welke issues een gevolg zijn van een andere. Van daaruit zijn initiatieven genomen om allereerst een aantal pijnpunten, het zogenoemde “laaghangend fruit”, direct op te lossen.”

Met elkaar praten over de processen en hoe we het doen was voor ons vrij nieuw. De medewerkers hebben dit als heel positief ervaren.

Strategie, organisatiestructuur en besturingsmodel

Opvolgend werden er een aantal sessies met de directie gepland. Sjellie: “Je gaat ergens aan beginnen waarvan je denkt dat ERP de oplossing is, maar de aanleiding moet wel helder zijn. Zo zijn de organisatiestructuur en het besturingsmodel het fundament van alle processen en daarmee ook van je ERP. Daar moesten we dus ook echt aandacht voor hebben. Zodoende hebben we de strategie scherp gesteld en zijn we naar ons besturingsmodel gaan kijken. We zijn zo hard gegroeid dat het daar toch wat is gaan piepen en kraken, dus dat moest eerst worden geoptimaliseerd.”

Selectie en supply chain pakket

Parallel aan de procesverbeteringen werd er gestart met de selectie en voorbereiding voor de implementatie van het ERP-pakket. Sjellie: “Voor de selectie werden vanuit de waardestroomanalyse de business requirements vastgesteld. Deze zijn verwerkt in vragenlijsten welke zijn verstuurd naar mogelijke leveranciers. Uiteindelijk blijf je met drie partijen over waar je een route mee bewandelt. Je gaat er intensiever mee samenwerken, bekijkt demo’s, legt referentie- en technische bezoeken af waardoor er uiteindelijk een keuze uitkomt. Perry van der Meijden had daarin vanuit SpartnerS een sturende rol. Hij had hield zich bezig met de procesverbeteringen die gerelateerd waren aan ERP en met de selectie en voorbereidingen van het ERP-pakket.”

Sjellie: “In de loop van de tijd kwamen we erachter dat we onze logistieke processen niet in een ERP-pakket kwijt konden. Dat ERP-pakket was prima voor de productie en voor de orderstroom, maar niet voor de (internationale) logistieke processen. Dus halverwege hebben we een afslag genomen en zijn we voor dat stukje iets anders gaan zoeken in de vorm van een Supply Chain-pakket. Het ERP-pakket en het Supply Chain-pakket vormen nu samen de integrale oplossing. Deze integrale oplossing ondersteunt de bedrijfsprocessen van onze internationaal georiënteerde organisatie en maakt ons klaar voor verdere groei wereldwijd.”

Sjellie: “Met de kennis en ervaring die Perry heeft met ERP, en misschien nog wel belangrijker de kennis die hij inmiddels heeft over de toekomstige manier van werken bij Legro, kon hij heel goed beoordelen wat voor ons ging passen. Met een open blik heeft hij vooral heel veel vragen gesteld.”

Het ERP-pakket en het Supply Chain-pakket vormen nu samen de integrale oplossing. Deze integrale oplossing ondersteunt de bedrijfsprocessen van onze internationaal georiënteerde organisatie en maakt ons klaar voor verdere groei wereldwijd.

Procesverbetering

De selectie van het ERP-pakket is tot nog toe het grootste resultaat dat is bereikt. Daarnaast zijn er op de achtergrond al veel voorbereidingen voor de implementatie afgerond, zoals de samenwerking binnen een nieuw opgezette key user groep. Legro is daarnaast al veel meer projectmatig gaan werken. Ook is er een blauwdruk van hoe de organisatie gaat werken zodra het nieuwe systeem is geïmplementeerd. De grootste vooruitgang zullen ze echter pas gaan zien nadat het nieuwe pakket ervoor heeft gezorgd dat ze op de nieuwe manier kunnen werken. Sjellie: “Er wordt vaak geroepen dat alles is opgelost als ERP er is. Maar dat is te simpel gezegd. Het gaat om de procesoptimalisaties. Automatisering biedt wel ondersteuning aan je procesverbeteringen, maar die procesverbetering, dat is waar mensen uiteindelijk baat bij gaan hebben.”

Het gaat om de procesoptimalisaties. Automatisering biedt wel ondersteuning aan je procesverbeteringen, maar die procesverbetering, dat is waar mensen uiteindelijk baat bij gaan hebben.

Sparringpartner

Terugkijkend op het hele traject deelt Sjellie haar ervaringen met SpartnerS: “Je begint aan iets en we wisten eigenlijk allemaal nog niet waar we precies aan begonnen. SpartnerS is daarin echt onze sparringpartner geweest. Dat vond en vind ik eigenlijk nog steeds prettig. De planmatige manier van werken en naast de bespreking van de inhoud ook het proces bespreken waren wij niet zo gewend. Wij gingen iedere keer maar door, maar doen dat nu ook een stuk beter. Inmiddels hebben we een team dat nu zelfstandig verder zou kunnen met de implementatie, maar kiezen ervoor om SpartnerS nog altijd in te zetten als sparringpartner en kritische vragensteller.”

De implementatie is inmiddels van start gegaan. Sjellie: “We zijn begonnen met de supply chain-tool en vervolgens gestart met ERP (implementatie). Dat gaat de komende 2,5 jaar volledig uitgerold worden waarin we gefaseerd telkens een onderdeel of entiteit pakken. Uiteindelijk hopen we hiermee ons doel te bereiken: de groei faciliteren met de huidige mensen en een betere manier van werken. Hiermee zijn we nog beter voorbereid op de toekomst.”

Uiteindelijk hopen we hiermee ons doel te bereiken: de groei faciliteren met de huidige mensen en een betere manier van werken.