Naast de eerder genoemde maatregelen (zie aflevering 3), hebben we als reactie op de Coronacrisis ook besloten om een intern verbetertraject naar voren te halen. Het verbeteren en vereenvoudigen van onze ICT infrastructuur en werkwijzen staat al lang op ons wensenlijstje. Omdat je dit soort zaken altijd kunt uitstellen, stond dit al strak ingepland rondom de bouwvak, dan is het bij ons vaak wat rustiger. Enigszins geforceerd hebben we donderdagochtend de eerste sessie, volledig online natuurlijk. We doen het op een manier die we vaak ook toepassen bij onze klanten (practice what you preach ?); we maken een waardestroomanalyse van het huidige proces.
Digitale waardestroomanalyse
Klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het juist niet: we werken met (ditmaal digitale) post-its het proces door en benoemen alle pijnpunten. In de loop van de ochtend krijg ik de opmerking: ‘Paul wat ben je stil, is de verbinding weg?’. Mijn antwoord: ‘Nee hoor, ik heb al 5 minuten niks gezegd’. Andere collega er direct overheen: ‘Gaat goed Paul!’. Humor. Da’s belangrijk in deze tijd. Die opmerking vraagt om een toelichting, dit is namelijk ook een leerpunt voor mij: niet te assertief reageren en anderen de ruimte geven. Evelien, een goede kennis van mij gaf mij indertijd een mooie metafoor mee die ik nooit meer vergeet: ‘Terug in je mandje Paul’.
Anticyclisch investeren
Even terug naar het kopje van mijn dagboek: anticyclisch investeren. Mij is lang geleden door een zekere Monhemius (een docent met het gedrag van een generaal, toen kon dat nog) verteld dat Scania dat al lange tijd deed: in tijden van laagconjunctuur investeren (dan heb je daar tijd voor) en in tijden van hoogconjunctuur oogsten. Met het naar voren trekken van het ICT verbetertraject hebben wij deze gedachte gevolgd. Sta er nog steeds achter, maar 5 dagdelen hieraan besteden in 2 weken voel ik wel in mijn agenda. Pittig, inmiddels werk ik dagelijks ruimschoots de klok rond.
Pijnpuntenlijst
Vrijdagochtend de tweede sessie, grappig dat het toch weer nieuwe inzichten oplevert. De pijnpuntenlijst bevat inmiddels meer dan 100 verbeterpunten groot en klein. Niet schrikken, da’s gebruikelijk .. we gooien in deze fase namelijk geen enkel idee of knelpunt(je) weg. Volgende week maken we een waardestroomanalyse van het toekomstige proces en dan smelten veel van deze punten als sneeuw voor de zon weg. Daarna nog wel ‘even’ implementeren …
Intensief
Inmiddels ben ik gewend aan de nieuwe realiteit. Enkele dagen had ik het idee dat we sneller hadden moeten reageren, nu vind ik het prima zo. Geen paniekvoetbal, rustig blijven en overzicht houden. In de middag zoek ik Karin op, ik ben bezig met het uitwerken van een leiderschapstraining. Eigenlijk ben ik een beetje vastgelopen, maar Karin geeft een paar hints en ik kan weer verder. Goh, had ik dat zelf niet kunnen bedenken … ik betrap mezelf erop dat ik vermoeid raak. De week was intensief. Om 5 uur hebben we nog een digitale borrel met de collega’s, gezellig. Om kwart voor zes haak ik af, het is mooi geweest. Ik ga naar huis en dat is de trap af naar beneden.
Auteur: Paul Egelmeers, SpartnerS
