Leverbetrouwbaarheid bij onvoorspelbare behoefte klant

“Hoe ga je om met de onvoorspelbare capaciteitsbehoefte van je klanten? In een groeimarkt!” Aan het woord is Eric Hageman, Operations Manager bij HQ Pack. “HQ Pack is jaar in jaar uit uitgedaagd om rond de 25% groei op te vangen.” HQ Pack heeft haar productie ieder jaar mee laten groeien. Dat gaat vroeg of laat een keertje klemmen.

HQ Pack in Eindhoven biedt totaaloplossingen voor verpakkingsproblemen. Verpakkingen zijn nodig aan het einde van de productieketen als een machine of onderdeel zo snel mogelijk naar de klant moet. Achter in de keten is de snelheid waarop leveranciers moeten reageren altijd hoog. En de voorspelbaarheid van de behoefte is vaak niet zo hoog. Hoe ga je daar dan mee om, om toch te zorgen dat je keurig op tijd en in de juiste hoeveelheid levert. En dat natuurlijk liefst zonder al die verschillende verpakkingen op voorraad te zetten.

Achter in de keten is de snelheid waarop leveranciers moeten reageren altijd hoog

HQ Pack ontwerpt, ontwikkelt, produceert, beheert en distribueert klant specifieke verpakkingsoplossingen voor onder andere hoogwaardige en kwetsbare industriële producten, zoals voor de semicon. Daarnaast beschikt HQ Pack over geavanceerde clean rooms waar diverse soorten hightech verpakkingen worden gereinigd en geproduceerd. In de clean room worden ook producten en samengestelde verpakkingen in geconditioneerde omstandigheden geassembleerd om contaminatie te minimaliseren. Dat alles volgens klant voorschriften en in de semicon is dat op dit moment op de grens van het meetbare.

Beheersbaarheid moest omhoog

“We hadden SpartnerS al eerder gevraagd om te helpen de problemen in onze order- en productieketen op te lossen. Daarvoor was de gehele keten van initiële aanvraag tot uitlevering van het product al in beeld gebracht met een waarde-stroomanalyse. Planning strakker inrichten kwam daar uit als een van de belangrijkste aandachtspunten. Met het team zijn er vervolgens duidelijke afspraken gemaakt hoe we de planning zouden gaan inrichten”. Eric: “waar je processen gaat veranderen, verander je de mensen en de cultuur ook”.

Bij HQ Pack heeft deze verandering al plaatsgevonden en deze verandering blijft continue doorgaan. “De overgang van dingen regelen naar organiseren is volop aan de gang” zegt Eric. De beheersbaarheid moest omhoog. Intern moesten processen beter ingericht worden om ze onder controle te houden en de voorspelde levertijd te kunnen halen.

Waar je processen gaat veranderen, verander je de mensen en de cultuur ook

Betere afstemming met klant

Behalve de veranderingen van de interne processen rondom de planning en aansturing van de werkvloer, zijn er ook grote stappen gemaakt in de afstemming met klanten. Eric geeft aan dat ze hard gewerkt hebben om de ‘hand-shake’ met klanten beter te krijgen. Klanten geven inmiddels beter inzicht in hun groei prognoses en samen wordt gekeken naar budgetten voor komende jaren. Op basis daarvan kan HQ Pack betere investeringsplannen maken. Eric zegt met trots: “de relatie met klanten is minder volgend en meer data gedreven voorspellend en sturend is geworden”. Daarvan profiteert iedereen. Een mooi voorbeeld van wat te bereiken is met ketenintegratie.

Doorlooptijd verkorten

Wat zijn dan de belangrijkste veranderingen? “We hebben klanten duidelijk gemaakt dat alle producten een maximum hoeveelheid per order en een minimum ordertijd hebben. Klanten hebben daar hun orderprocedures op aangepast en bestellen nu in hoeveelheden die wij gemakkelijk kunnen maken en tijdig genoeg zodat we de planning goed kunnen uitbalanceren. Dat om de order intake beter beheersbaar te maken. Tegelijkertijd zijn de interne processen zo aangepast dat aan de werkvloer alleen werk vrij geven wordt wat zeker maakbaar is. En om de afstemming over alle lopende orders goed te laten verlopen is het overleg tussen de productie en planning nieuw leven ingeblazen en is er structureel overleg tussen sales en planning om de uitzonderingen goed te regelen. Op nog hoger niveau is er afstemming tussen productiemanagement en coördinatie, planning waarbij de input van klanten wordt meegenomen om te bepalen of de middellange termijn planning haalbaar is. Op basis daarvan worden acties uitgezet om te zorgen dat we de beloofde levertijden kunnen waarmaken.”

“Klanten hebben hun orderprocedures aangepast zodat wij de planning goed kunnen uitbalanceren”

Maar rust en focus op de werkvloer

Eric geeft aan dat we sinds de start van het project eerst zagen dat mensen rustiger en met meer focus aan het werk waren, met name op de werkvloer. Eric: “Mensen kunnen nu beter hun werk doen”. En vanaf het moment dat zaken daadwerkelijk beter gingen lopen, steeg de leverbetrouwbaarheid naar het gewenste niveau. “En dat alles terwijl de groei continue door ging.”

“Mensen kunnen nu beter hun werk doen”

Maatwerk in plaats van modelletjes

Wat heeft nou het verschil gemaakt? Eric geeft aan dat onze SpartnerS-collega Paul van Enckevort, steeds bezig is geweest om te zoeken naar het maatwerk voor HQ Pack. ”Vanuit de theoretische kaders zouden we misschien andere keuzes gemaakt hebben, maar door heel goed te kijken naar onze specifieke situatie, hebben we samen procedures gemaakt die voor ons optimaal zijn.” Eric maakt hem nog scherper door te zeggen: “jullie lopen geen modelletjes af”.

Werken in cellen

Hoe nu verder? Het kan altijd beter. Onder dat motto zijn we nu bezig om de productie om te vormen aan de hand van de principes van QRM. “Intern noemen we dat ‘parallelliseren’ en werken in cellen’. Het gaat daarbij om productie anders in te delen. Producten die op elkaar lijken (qua productietechniek) worden daarbij in groepen ingedeeld.

Afsluitend zegt Eric: “Al met al een project waarbij jullie ons inhoudelijk sterk geholpen hebben met kennisoverdracht, gericht op procesaanpassingen en tegelijkertijd heel erg goed aangevoeld hebben wat wij nodig hebben en wat bij ons past”. “Het voelde vertrouwd!”

“Het voelde vertrouwd!”