Hoe zorg je voor lange termijn efficiency in de keten?

‘De hechte relatie tussen bouwers van industriële machines en hun toeleveranciers staat onder druk’. Zo staat te lezen in het rapport “Machinebouwer en toeleverancier, een gespannen huwelijk” dat ABNAMRO Bank en NEVAT eind 2019 publiceerden. De belangrijkste conclusie: toeleveranciers staan voor kostbare investeringen in technologie. In een tegenvallende conjunctuur leidt dat tot onbalans in de machtsverhoudingen in de keten. Een goed moment om jezelf als machinebouwer of toeleverancier de volgende vraag te stellen: ‘Hoe ziet mijn samenwerking in de keten eruit? En is deze waardevol voor de lange termijn?’

Verschillen machinebouwer vs toeleverancier

Laten we eerst eens kijken naar de partijen in de ketensamenwerking: wat zijn op basis van hun kenmerken de belangrijkste verschillen? Dat zijn er een aantal:

• Machinebouwers zijn qua omvang gemiddeld groter dan toeleveranciers
• Machinebouwers besteden soms tot 90% van de productie uit
• Het aantal toeleveranciers is vele malen groter dan het aantal machinebouwers
• Toeleveranciers zijn veelal familiebedrijven, die door toe te leveren aan meerdere machinebouwers hun risico’s spreiden en zorgen voor een goede bezetting van het machinepark.
• Verschillen in winstmarges zijn groot: bij machinebouwers gemiddeld 10 % en bij toeleveranciers gemiddeld ca. 5 %.

Deze verschillen illustreren de onbalans in de keten. Maar wat betekent die onbalans in de recente ontwikkeling van lagere economische groei? Voordat je het weet laait de kostendiscussie tussen machinebouwer en toeleverancier weer op. En wat is het effect hiervan op de keten wanneer deze voor stevige investeringen staat zoals: verdergaande digitalisering op gebied van efficiencyverbeteringen, foutloos werken en full traceability?

Minder rooskleurig

De afgelopen periode hebben wij kunnen constateren dat de jaarcijfers van veel toeleveranciers een minder rooskleurig beeld laten zien dan je op basis van bedrijfsdrukte zou mogen verwachten. De belangrijkste reden hiervan is volgens ons dat toeleveranciers de kostenstijgingen en inhaalinvesteringen in recente jaren onvoldoende kunnen of durven doorbelasten. De stevige, in de cao vastgelegde, kostenstijging van personeel versterkt dit naar onze verwachting de komende periode.

Herdefiniëren samenwerkingsmodel

Het rapport ABNAMRO Bank en NEVAT doet een voorstel om het samenwerkingsmodel van machinebouwer en toeleverancier te herdefiniëren, door de rollen en wijze van betalen veel explicieter te maken. Als je kijkt naar het huidige productieproces, dan kun je de volgende fases onderscheiden:

1. R&D-fase: voor de ontwikkeling van een nieuwe machine werkt de machinebouwer vaak samen met kennispartners. De toeleverancier is hierbij meestal nog niet betrokken.
2. New Product Introduction fase (NPI): de machinebouwer en leverancier werken samen aan het ontwerp van de machine, veelal op basis van functionele eisen (built to spec). De advies en engineering uren van de toeleverancier worden door de machinebouwer doorgaans achteraf en uitgesmeerd betaald via een extra opslag op de kostprijs van de productie.
3. Seriebouw fase: het machineontwerp wordt ‘bevroren’ en de onderdelen worden door de toeleveranciers in (kleine) series geproduceerd. De toeleverancier krijgt meestal betaald op basis van kostprijs plus winstopslag.

Het rapport stelt voor om tussen fase 2 (NPI) en fase 3 (seriebouw) een extra fase in te lassen. Deze nieuwe fase richt zich op continue verbeteren en optimaliseren van het ontwerp, vóórdat het machineontwerp ‘bevroren’ wordt. Zo kan efficiënt en tegen de laagste kosten geproduceerd worden. Natuurlijk hoort bij deze fase ook een scherpe definitie van de rollen, verwachtingen en hoe ervoor wordt betaald. Het inlassen van deze extra fase is voor alle partijen een waardevolle toevoeging.

Efficiency in de keten écht verbeteren

Door onze kennis van de maakindustrie, zowel bij machinebouwers als bij toeleveranciers, zien we veel belangstelling en aandacht voor verdergaande digitalisering en ketenintegratie. Een van de grootste voordelen hiervan is dat hierdoor de efficiency in de keten écht verbeterd kan worden.

Wel plaatsen wij daar een aantal kanttekeningen bij:

1. Toenemende transparantie: dit is absoluut een belangrijke factor om efficiency te kunnen verbeteren. De keerzijde van deze toegenomen transparantie (doordat je bij de toeleveranciers echt in de keuken kunt kijken en diens bezetting) is dat er nog meer macht bij de machinebouwer komt te liggen. Je spant hiermee het paard achter de wagen, want het ketenbelang is juist gebaat bij balans.
2. “Eerst organiseren, dan automatiseren”: als vanouds ligt de nadruk bij alle partijen vooral op de technische mogelijkheden en implementatie. Echter, zolang de afstemming tussen toeleverancier en machinebouwer via de inkoper en verkoper blijft plaatsvinden en daarnaast via geautomatiseerde systemen die alleen data-uitwisseling mogelijk maken, zal de echte efficiency-slag nooit gemaakt worden. Juist de afname van seriegroottes, de afnemende maakbaarheidskennis bij machinebouwers evenals de toename van onzekerheden in de markt voor de machinebouwer, vragen om een meer intensieve, soms exclusieve, samenwerking tussen partijen. Met een gezamenlijke focus op snelheid (kortere doorlooptijden) en wendbaarheid, en minder focus op inkoopprijs. Dan pas zijn geïntegreerde systemen mogelijk.
3. De OEM’ers zullen de kwaliteit van hun forecast naar een hoog niveau moeten tillen en de toeleveranciers vroegtijdig bij hun langetermijnproductieplan moeten betrekken. Hiermee is de benodigde flexibiliteit bij de toeleverancier gewaarborgd.

Ook voor bestaande medewerkers

Dus terugkomend op de beginvraag: ‘Hoe ziet mijn samenwerking in de keten eruit? En is deze waardevol voor de lange termijn?’, ligt het antwoord besloten in de lange termijn vertrouwensrelatie. Ons advies is dan ook: start vanuit ketenbelang met de herdefiniëring van je samenwerkingsmodel. En focus je daarbij op kortere doorlooptijden over de keten en op wendbaarheid.

Alle ketenpartners zullen noodzakelijkerwijs grote IT-investeringen moeten doen, met als doel verhoging van de (keten) efficiency en foutloos produceren. Om dit te kunnen realiseren gaan machinebouwers lange termijn vertrouwensrelaties met hun toeleveranciers aan. Daarbij maken ze op voorhand afspraken over het ontwerp en de maakbaarheid daarvan en over acceptabele (bedrijfs-)marges die ze daarmee willen maken. Volledige transparantie ten aanzien van kostprijzen en een goede afstemming over de bedrijfsprocessen tussen toeleverancier en uitbesteder is hierbij een voorwaarde.

Auteur: Willian Groenen, SpartnerS