Besluitvorming op basis van consent
Consent in plaats van consensus
Bij zelforganisatie nemen mensen beslissingen vanuit de eigen rol. Ze winnen vooraf informatie in en luisteren naar personen die gevolgen van de beslissing zullen ondervinden. Dit besluitvormingsproces gaat voorbij aan het werken naar consensus, waarbij iedereen het eens moet zijn met een besluit. Beslissingen kunnen sneller en effectiever genomen worden en de focus ligt op vooruitgang, zonder stappen terug te zetten. In het besluitvormingsproces krijgen betrokkenen een passende stem. Let op: dat hoeft niet per definitie een gelijkwaardige stem te zijn én niemand heeft macht om de voortgang te blokkeren.
Het besluitvormingsproces berust namelijk niet op consensus maar op consent. Waar het er bij consensus om gaat dat iedereen het met het besluit eens moet zijn, gaat het er bij consent om dat niemand het er fundamenteel mee oneens is. Concreet houdt het in dat de betrokkenen bewust ‘bezwaar’ kunnen maken. Een bezwaar kan geuit worden wanneer een voorstel de organisatie een stap terug brengt of schade toebrengt. Indien er sprake is van een bezwaar, dan is dat nog geen reden om af te zien van het voorstel. Bezwaren worden veel meer gezien als relevante informatie die geïntegreerd dient te worden. Dus ter plekke wordt het voorstel zo aangepast dat het de initiële aanleiding en het bezwaar integreert.
Voorafgaand aan de besluitvorming moet degene die een voorstel indient, informatie en advies inwinnen bij iedereen die het probleem raakt en bijvoorbeeld minimaal één specialist.
Voorbereiding
Het succes van een consente besluitvormingsronde staat of valt bij een goede voorbereiding.
- Vooraf informatie en advies inwinnen
- Het voorstel goed voorbereiden:
a. Beschrijf het probleem of de wens en
b. waarom dit besluit gevraagd wordt: de aanleiding en
c. het doel wat je wilt bereiken
d. wie je betrokken of geconsulteerd hebt
e. wat het voorstel is
f. wat er niet binnen dit voorstel valt
g. wat de voordelen zijn
h. wat de nadelen zijn en hoe je daarmee omgaat - Vast proces van besluitvormingsstappen, waar de deelnemers bekend mee zijn
- Een facilitator die vooraf aangewezen is
Besluitvormingsbijeenkomst
Rollen:
• Facilitator
• Notulist: iemand die de besluiten opschrijft en deze beschikbaar maakt voor iedereen.
• Deelnemers, die al dan niet een probleem en een oplossing willen bespreken.
Voorstel presenteren
Je hebt een probleem geconstateerd (of je hebt een wens). Beschrijf het probleem en het doel dat je wilt bereiken mét daarbij een voorstel over hoe het probleem opgelost of het doel bereikt kan worden. Vertel wat je ter voorbereiding tot dit voorstel gedaan hebt. Geen discussie (bij uitzondering kan tijdens het overleg hulp gevraagd worden om een oplossing te formuleren).
Verhelderende vragen (beeldvorming)
Iedereen kan verhelderende vragen stellen om meer informatie te krijgen of om het beter te begrijpen. Verhelderende vragen zijn bedoeld om het probleem en het voorstel beter te begrijpen, niet om een mening te geven, dat kan in de volgende ronde. Stel open vragen (wie, wat, waar, hoe etc). De facilitator grijpt in als de vraag een mening is verpakt in een vraag. Degene die het voorstel ingebracht heeft geeft antwoord. Geen reacties of discussie. Een antwoord kan ook zijn dat “iets niet meegenomen is in het voorstel”.
Reactie ronde (meningsvorming)
Iedereen geeft een reactie op het voorstel: wat is je mening? Reacties in eerste persoonsvorm of derde persoonsvorm (dus geen ‘jij’). Geen discussie, wel zijn verhelderende vragen mogelijk. Iedereen komt aan de beurt.
Bijstellen of verhelderen
De ‘voorsteller’ kan de oplossing verder verhelderen óf bijstellen op basis van de reacties óf verder gaan naar de volgende stap. Geen discussie. Wel kunnen weer verhelderende vragen gesteld worden of de voorsteller kan om hulp vragen. Het is niet de bedoeling om in deze ronde alle reacties te integreren in een oplossing, maar wel om veranderingen in de oplossing aan te brengen waardoor de oplossing beter wordt.
(Indien nodig:
Terug naar reactie ronde en bijstellen of verhelderen
Als de ‘voorsteller’ een nieuw voorstel formuleert volgt er opnieuw een reactie ronde waarbij iedereen weer zijn of haar mening geeft.)
Bezwaar ronde (besluitvorming)
De facilitator vraagt iedereen: “zie jij een reden waarom dit voorstel schadelijk is of een stap terug is?” Dit is dan een bezwaar. Bezwaren worden weer uitgesproken zonder reacties of discussies. De facilitator houdt in de gaten of de bezwaren echt over schade of een stap terug gaan mbt het voorstel, of dat andere onderwerpen worden aangesneden die separaat behandeld moeten worden. Als er geen bezwaren zijn wordt het voorstel uitgevoerd.
Integratie
Ieder bezwaar wordt verder besproken, met als doel om een aangepast voorstel te maken dat het bezwaar wegneemt, maar dat nog steeds het probleem oplost. Vooral de ‘ voorsteller’ en de ‘bezwaarmaker’ praten, maar anderen kunnen helpen. De ‘bezwaarmaker’ zoekt zelf ook naar aanpassingen die zijn of haar bezwaar wegnemen.
Afsluiting
De facilitator vraagt iedereen één voor één te reflecteren op de meeting, geen discussies of reacties. Daarna sluit hij of zij de bijeenkomst.
