Vernieuwing functioneringsgesprekken: passend bij de cultuurwaarden

Metaalbedrijf De Cromvoirtse in Oisterwijk is, met zijn 70 medewerkers, in de afgelopen 42 jaar altijd bezig geweest met innovatie. Bestellingen kunnen via een webportaal 7 dagen per week, 24 uur per dag, geplaatst worden. Robots brengen vervolgens volledig geautomatiseerd materiaal naar machines om direct met de bestelling aan de slag te gaan. Dit maakt De Cromvoirtse tot een van de meest geavanceerde en geautomatiseerde metaalbewerkers van Nederland.

Functionerings- en beoordelingscyclus sloot niet aan bij cultuurwaarden

Enkele jaren geleden startte De Cromvoirtse met het in kaart brengen van hun cultuurwaarden. Dit leidde tot een heldere visie op wie ze zijn als organisatie en hoe ze met elkaar willen omgaan.

Ondanks de vooruitgang die dit bracht, stuitte het management op een uitdaging: de bestaande functionerings- en beoordelingscyclus voldeed niet langer aan de nieuwe cultuurwaarden. Deze cyclus, gebaseerd op een gedetailleerde puntenlijst, voelde verouderd en sloot niet meer aan bij het gewenste gesprek over persoonlijke groei en ontwikkeling.

Koen Jansen, Financieel Manager bij De Cromvoirtse, merkte op: “We hadden niet het goede gesprek met elkaar. Het functioneringsgesprek kostte zowel medewerkers als management energie in plaats van dat het motiverend werkte.”

We hadden niet het goede gesprek met elkaar.

Koppeling bonussen aan beoordelingen zat transformatie in de weg

Het management besefte dat er meer nodig was om de cultuurwaarden daadwerkelijk te integreren in hun dagelijkse praktijk. Koen had al langer het idee om de beoordelingssystematiek te herzien, maar liep tegen complexe vraagstukken aan, zoals de koppeling van beoordelingen aan bonussen. Daarnaast ontbrak het aan capaciteit en expertise om dit effectief uit te voeren. Koen en zijn team besloten daarom om opnieuw contact op te nemen met SpartnerS, nadat zij eerder al een succesvol traject bij De Cromvoirtse hadden uitgevoerd.

Door koppeling van bonussen aan beoordelingen was herziening complex.

Het plan kon worden uitgerold met de capaciteit en expertise die SpartnerS leverde

Hij sprak hierover met Karin Mastenbroek, organisatieadviseur bij SpartnerS. Ze presenteerde een gestructureerd plan, waarbij ze gebruik maakte van theoretische modellen om de behoeftes van de organisatie in kaart te brengen. Koen vertelt: “Karin luisterde goed naar onze behoeften en wist dit te vertalen naar een concreet plan dat paste bij onze organisatie.”

Het proces begon met een intakegesprek, gevolgd door een presentatie van het projectplan aan de directie. Daarna volgde een uitgebreide brainstormsessie met het MT. Karin zorgde ervoor dat de directie en het MT betrokken bleven en dat het plan stap voor stap werd uitgerold.

Onze behoeften werden vertaald naar een concreet plan dat bij onze organisatie paste.

Transitie naar nieuw systeem van ontwikkelgesprekken en koffiedrinkgesprekken

Na de goedkeuring van het projectplan, begeleidde Karin de transitie naar een nieuw systeem van ontwikkelgesprekken en koffiedrinkgesprekken. Hierbij werd afgestapt van de traditionele beoordelingsgesprekken en werd een winstdelingsregeling geïntroduceerd. “We moesten de bonuscomponent loslaten om de beoordelingscyclus echt te kunnen transformeren,” aldus Koen.

Ontwikkelgesprekken richten zich op het opstellen van concrete plannen voor medewerkers die hun functie willen uitbreiden of naar een nieuwe rol willen doorgroeien. Tijdens deze gesprekken bespreken ze behoeften, ambities en de benodigde stappen, zoals opleidingen, en maken ze duidelijke afspraken over de voortgang en mogelijke beloningen.

Koffiedrinkgesprekken zijn informele, regelmatige gesprekken die een moment bieden om de algemene tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers te peilen. Ze zorgen ervoor dat medewerkers, ongeacht hun ambities, een kans krijgen om hun ervaringen te delen en eventuele zorgen of suggesties te bespreken.

Koen vertelt: “Wat bijzonder is aan het nieuwe proces, is dat het gedurende het hele jaar doorloopt, in plaats van alles in één maand te proppen. En je hebt veel meer het échte gesprek met de medewerker.”

Je hebt veel meer het échte gesprek met de medewerker.

Voorbereiding en training van betrokkenen voor een succesvol invoering

Nauwgezet bewaakte Karin het proces en ondersteunde HR bij de praktische uitwerking van de nieuwe gespreksstructuur. Ze hielp HR om de benodigde formulieren en documenten op te stellen.

Door daarnaast het MT erbij te blijven betrekken werd stap voor stap het plan verder uitgerold en iedereen goed voorbereid op de nieuwe manier van werken. Dit omvatte ook trainingen voor het MT en assistent-bedrijfsleiders, door Karin gegeven, gericht op het voeren van sturende en motiverende gesprekken.

“Het was fijn dat Karin ons regelmatig herinnerde aan de voortgang en deadlines. Ze bracht niet alleen kennis en expertise, maar zorgde er ook voor dat wij als team actief aan de slag bleven,” aldus Koen.

Alle betrokkenen werden goed voorbereid op de nieuwe manier van werken.

Meer betrokkenheid bij medewerkers en meer beweging in de organisatie

Hoewel het vernieuwde systeem nog in de beginfase zit, zijn de eerste positieve resultaten al zichtbaar. Medewerkers die betrokken zijn bij ontwikkelgesprekken tonen meer enthousiasme en denken actiever na over hun eigen groei. Het nieuwe systeem biedt duidelijkheid en stimuleert medewerkers om concrete stappen te zetten in hun loopbaan. “We zien nu al dat mensen zich meer betrokken voelen en dat er meer beweging in de organisatie komt,” zegt Koen.

Het traject heeft niet alleen geleid tot een meer motiverende en op maat gemaakte benadering van medewerkersontwikkeling, maar heeft ook bijgedragen aan een hogere tevredenheid en betrokkenheid binnen het team. Dankzij de deskundige begeleiding van Karin heeft De Cromvoirtse een solide basis gelegd voor een toekomst waarin persoonlijke ontwikkeling en organisatiegroei hand in hand gaan.