Processen veranderen met ISO certificeringen

Axxicon is in 1947 opgericht als gereedschapsmaker. In de loop der tijd is het bedrijf zich gaan specialiseren in de engineering en productie van hoogwaardige spuitgietmatrijzen, precisie-onderdelen en -systemen. Tijdens het bloeiende tijdperk van CD en DVD was Axxicon meer dan 30 jaar één van de toonaangevende fabrikanten voor optische mediamatrijzen in de wereld. De technische competenties die ze uit die periode hebben opgedaan worden nu ingezet voor de ontwikkeling en productie van producten voor de medische sector. Axxicon, dat momenteel 40 medewerkers telt, loopt voorop in het werken met de technologie in micrometertolerantie, zowel in het verspanen van staal als in spuitgieten.

Nieuwe markten aanboren

Omdat de markt van CD’s en DVD’s fors begon te krimpen, moest Axxicon op zoek naar nieuwe markten. Naast snelwisselmatrijzen en precisieonderdelen, is er ook nieuwe markt aangeboord voor Medische toepassingen in de Micro fluidica. Na deze nieuwe markten succesvol gevonden te hebben, moest aansluitend een inhaalslag gemaakt worden om de interne organisatie aan te laten sluiten op de wensen van de nieuwe klanten en markten.

“Er moest een inhaalslag gemaakt worden om de interne organisatie aan te laten sluiten op de wensen van de nieuwe klanten en markten”

Interne organisatie

De productie van de nieuwe producten vroeg om een andere interne organisatie. Het complete logistieke proces wijzigde, doordat Axxicon over ging van het maken van een eigen product in serie op voorraad naar klantorder gestuurd engineeren en produceren. Een ingrijpende herinrichting, waarin tevens drie bedrijfsprocessen werden samengevoegd naar één proces, werd doorgevoerd. Deze operatie is indertijd onderschat en heeft nog altijd aandacht nodig.

Dirk Verhoeven, technisch directeur bij Axxicon, vertelt er openhartig het volgende over: “Tijdens de verandering naar andere markten was er vooral focus op nieuwe klanten en producten en minder voor de interne organisatie. We hadden geen procedures. Wel in ons hoofd en een beetje in het ERP systeem, maar dit had te weinig aandacht gehad.” Omdat Axxicon wel een flinke groei-ambitie had moest daar verandering in komen. Vanuit de groei-ambitie ontstond dus de behoefte om structuur neer te zetten.

Certificering in medische markt noodzakelijk

Verder werd er vanuit de markt gevraagd om een ISO 13485 certificering. “In de medische markt is aansprakelijkheid heel belangrijk. Zonder certificering heeft de klant meer werk, omdat ze dan zelf controles moeten uitvoeren. Met een ISO 13485 certificering ben je dus aantrekkelijker als leverancier. Eigenlijk geldt: als je geen certificering hebt doe je niet mee”. Vanuit commerciële overwegingen was het dus noodzakelijk om een ISO 13485 certificering te verkrijgen.

“Eigenlijk geldt: als je geen certificering hebt doe je niet mee”

Twee vliegen in één klap

SpartnerS organisatieadvies was bij Axxicon bekend van een eerder strategietraject. Van daaruit werd SpartnerS nu ook gevraagd voor de begeleiding van dit traject. Op advies van SpartnerS besloot Axxicon zowel ISO 13485 als ISO 9001 aan te vragen. Er zit zoveel structuur onder ISO 9001 die ook weer nodig is voor ISO 13485. Ze vullen elkaar dus aan en zo sla je twee vliegen in één klap.

Kwaliteit Management Systeem

In fase één van het traject werd er een Kwaliteit Management Systeem (KMS) opgesteld. Er werd nagedacht over de bedrijfsprocessen, werkafspraken werden gemaakt en vastgelegd en er moest geregeld worden dat processen geborgd werden. “Voordat je het op papier hebt bespreek je met elkaar wat er wel en niet in moet”, vertelt Dirk hierover.

Het vrijmaken van tijd bij de medewerkers om aan de ISO-certificering te werken was het grootste knelpunt in deze fase van het traject. Dirk: “Werken aan klantopdrachten gaat dan voor, de interne projecten komen dan vaak toch op een tweede plek”. De SpartnerS adviseurs Roland Daems en Alex Kamman hebben dit probleem opgelost door een aantal taken over te nemen waardoor er geen vertraging zou ontstaan.

“Er werd nagedacht over de bedrijfsprocessen, werkafspraken werden gemaakt en vastgelegd en er moest geregeld worden dat processen geborgd werden”

Implementeren vinden we moeilijk

Het op papier zetten is één, maar vervolgens moet het nog geïmplementeerd worden op de vloer. Dat was de volgende fase. Dit gebeurde in een paar maanden tijd. Roland: “De snelheid waarmee de medewerkers zich aan wisten te passen is bijzonder knap te noemen.” Waarom dit toch lukte legt Dirk uit: “De behoefte aan meer structuur was enorm aanwezig in het bedrijf. Er was gebrek aan structuur, werk ging inefficiënt en dat vindt niemand leuk. Dat is merkbaar en meetbaar. Dus mensen wilden ook graag verbeteren. Alleen niemand wist hoe. Als man op de vloer heb je geen idee hoe je een verandering aan moet pakken. Iedereen kan wel een proces beschrijven, maar het dan implementeren en het samen gaan doen, dat is 99% van het werk. En dat vinden we als bedrijf lastig omdat we vooral ook met die klant bezig waren. En met de producten en de inhoud, maar te weinig met de procesverbetering.”

Binnen Axxicon werden een aantal medewerkers gekozen die verantwoordelijk werden voor deze certificering en alles wat hiermee samenhangt. Dirk: “Deze medewerkers zijn heel goed gecoacht en geholpen door SpartnerS. Het succes van de implementatie is vooral het managen en coachen van die groep mensen geweest.”

“Het succes van de implementatie is vooral het managen en coachen van de medewerkers geweest”

Audit zonder opmerkingen

Na 10 maanden was het zover: de audit voor certificering vond plaats en zonder opmerkingen werd de certificering binnengehaald. Vol trots vertelt Dirk daarover: “Voor een MKB-bedrijf dat bij aanvang geen kwaliteitsafdeling had, geen bestaande processen had vastgelegd en dan toch in 10 maanden 2 certificeringen behalen, waar we op de audits geen opmerkingen hebben gehad, dat is toch een knappe prestatie.” De reden van dit succes? Dirk legt uit: “Eigenlijk om dezelfde reden dat we nog bestaan na het wegvallen van de oorspronkelijke markt in de CD’s en DVD’s: door een hechte groep collega’s die echt verliefd zijn op de technologie die we in huis hebben. We kunnen ook echt bijzondere dingen. Met die mentaliteit, ergens in geloven en toch maar de mouwen opstropen en het voor elkaar boksen omdat je het doel wilt halen, is het ons gelukt.”

Structuur geeft resultaat

Het eerste resultaat is dat er structureel gewerkt wordt. Mensen spreken elkaar aan op het niet houden aan procedures waardoor er steeds minder brandjes geblust hoeven te worden. “De leverbetrouwbaarheid en kwaliteit is gegroeid, doordat we dingen nu in één keer goed doen. Voorheen waren we heel hard aan het werk, maar vaak ook in rondjes aan het lopen”, aldus Dirk. “Het biedt structuur om dingen te stroomlijnen en te meten. Vanuit die meetwaarden kun je zien hoe je verbetert. De gewenste omzetgroei is nog niet meetbaar, maar naar de toekomst toe is dat zeer zeker wel het geval.” Verder helpt de structuur in de mogelijkheden voor groei van de organisatie. “Als er intern te weinig structuur in processen is heb je te laat meerwaarde van de extra mensen die je werft”, vertelt Dirk.

“Het biedt structuur om dingen te stroomlijnen en te meten. Vanuit die meetwaarden kun je zien hoe je verbetert”

Hands-on mentaliteit SpartnerS

Over de begeleiding van SpartnerS vertelt Dirk: “Beide heren zijn bekwaam om op de juiste manier de theorie goed uit te leggen en ons te begeleiden om die theorie te implementeren. Anders hadden we nooit in 10 maanden de ISO-certificeringen kunnen halen. Ze hebben ons goed aangevoeld en er was een wisselwerking, het was één team. De hands-on mentaliteit heeft erg geholpen. En ook nu worden vragen om de puntjes op de i te zetten nog altijd beantwoord. Ze zijn toegankelijk en bereikbaar geweest voor alle lagen van de organisatie.”

“Beide heren zijn bekwaam om op de juiste manier de theorie goed uit te leggen en ons te begeleiden om die theorie te implementeren”

Toekomst

Nu de ISO-certificeringen binnen zijn, worden de processen verder gestroomlijnd en wordt er doorgegaan met het werven van nieuwe klanten. Het heeft nog tijd nodig om de nieuwe bedrijfscultuur te laten landen. “We zijn als bedrijf gewend, en daar zijn we ook succesvol door geworden, om de binnenbocht te nemen om dingen toch dingen voor elkaar te krijgen. Waar onze kracht zat, innoveren, vernieuwen, onze nek uitsteken, nieuwe dingen mogelijk maken, dat moeten we nu een beetje afleren omdat we nu ook naar gedegen processen willen. Geleidelijk aan gaat dat steeds beter. Er worden op dit moment ook stappen gezet om de processen in het ERP systeem te verbeteren zodat er meer informatie uit gehaald kan worden.

Trots op prestatie

Terugkijkend op het afgelopen jaar vat Dirk het als volgt samen: “ik was me bewust dat het lastig is om processen te veranderen en twee ISO certificeringen binnen een jaar te behalen. Maar SpartnerS geloofde erin dat het goed zou komen en zo is het afgetrapt. Als ik zo terugkijk dan denk ik toch, dat is een hele knappe prestatie!”