MMO startpunt voor verdere groei

Bakon Food Equipment maakt al sinds 2013 een sterke groei door. Het liefst wilde ze die groei realiseren met haar bestaande personeelsbestand, zonder uitbreiding. Maar daar was wel een verbeteringsslag voor nodig. Met de hulp van SpartnerS organisatieadvies wist Bakon een flexibele organisatie te worden. Om invulling te geven aan de blijvende groei, hielp de inzet van de Multi Moment Opname (MMO) bij het maken van de juiste keuzes. Lees hier wat het effect van de MMO op de organisatie was.

Beheersbare groei

In de eerste fase van de groei van Bakon was haar belangrijkste uitdaging “Hoe past Bakon haar organisatie zo aan, dat ze zonder personele groei een hogere omzet kan realiseren?” André van den Dries, controller bij Bakon, licht toe: “We wilden groei realiseren door de bestaande organisatie efficiënter te laten werken. Door daarnaast een deel van het werk uit te besteden, wilden we ook flexibeler worden. Maar onze organisatie zat aan haar maximumcapaciteit. Daarom zochten we handvatten om het proces geleidelijk te laten verlopen.”

Bakon levert bakkerijmachines onder meer voor industriële bakkerijen, die op hun beurt weer producten leveren aan de bekende grootgrutters. Dat is bepalend voor het type productieproces. Van den Dries: “Een belangrijke karakteristiek in deze markt is dat je vragen met een zeer korte levertijd krijgt. De bakker moet immers snel kunnen leveren aan de retailer. Klanten willen snelheid, dus de doorlooptijd moet beheersbaar blijven en vooral niet oplopen. Maar hoe kunnen we dat proces van a tot z beheersen, wat is de totale verdeling van werkzaamheden binnen de afdelingen en hoe verbeteren we dat?”

Bakon zette de eerste stappen naar lean manufacturing. Om de volgende stap te kunnen maken, bepaalde ze in welke richting de meest logische vervolgstappen zouden liggen, rekening houdend  met onder andere investeringen en aanname van nieuwe medewerkers. Met behulp van de MMO bracht ze eerst samen met SpartnerS de werkwijze in kaart.

Puntjes op de i

Van den Dries: “We bekeken wat iedere afdeling doet: besteedt ze haar tijd effectief, werkt ze juist te veel ad-hoc of raffelt ze zaken af? Zijn er werkzaamheden die we ergens anders kunnen neerleggen? Uit deze analyse kwamen verschillende zaken naar voren. Te beginnen met de werkvoorbereiding. We waren gewend om altijd zo snel mogelijk aan een project te beginnen, ook al was de voorbereiding niet compleet. Dan ontbraken er bijvoorbeeld tekeningen, pakketten of onderdelen. Die halve voorbereidingen kwamen dan tijdens de montage aan het licht; op die afdeling moesten ze allerlei trucs uithalen om het product toch op tijd klaar te krijgen, zoals het invliegen van een as. Dat gaf veel hectiek.” Het was duidelijk dat het gebrek aan een duidelijke voorsituatie doorwerkt in het verdere proces. Met dit inzicht uit de MMO kon Bakon haar werkwijze bijstellen en de afdelingen efficiënter maken. Dat verliep als volgt.

“In onze nieuwe werkwijze staat centraal dat iedere medewerker een schakel is in het proces en ervoor zorgt dat zijn werk volledig afgerond is voordat hij het doorgeeft. We beginnen dus niet klakkeloos meer aan een project, maar zetten eerst de puntjes op de i. Dat begint bij Projecten, vooraan in het proces. Daar moet de complete opdracht duidelijk zijn zodat de afdelingen daarna geen verstoringen krijgen en efficiënt kunnen werken.”

Productiever

Een ander onderwerp uit de MMO was de routing in de organisatie. Van den Dries: “We keken waar het werk stilviel, en wat er vervolgens gebeurt. Deze verspillingen in het proces wilden we eruit halen door te investeren in lay-out en routing.

Ook keken we in de MMO naar de werkzaamheden van mensen: zijn de juiste mensen met het juiste werk bezig en op welke plaatsen moeten er mensen bijkomen? De uitslag van de MMO was verrassend, want de extra benodigde mensen kwamen op een heel ander deel in het proces uit dan we vooraf dachten. Zo bleek dat de montageproblemen in de productie ontstonden door een gebrek aan goede tekeningen en capaciteit bij mechanische engineering. Dit hebben we opgelost door drie extra engineers aan te nemen en goede software aan te schaffen.” De  monteurs van Bakon ondersteunen dit van harte: “Als we het tekeningpakket en de voorbereidingen goed krijgen kunnen we zoveel meer maken. Dat bespaart ons tijd zodat we productiever kunnen zijn.”

Verrassende uitslagen

Volgens André van den Dries is de MMO een waardevol startpunt geweest voor verdere groei. “MMO is een relatief eenvoudige methode om te toetsen, met verrassende uitslagen! De conclusies zorgen voor interne discussies, maar gaven wel duidelijkheid. Het is een rationalisering van wat mensen voorvoelden. Dit heeft bij ons uiteindelijk geleid tot extra capaciteit aan de voorkant, waardoor we een grote slag konden maken naar de productie.”

De eerste machines nieuwe stijl worden momenteel uitgeleverd. En een einde aan de groei is voorlopig niet in zicht. Van den Dries: “We hebben er eerst voor gezorgd dat we de omzetgroei aankunnen en marge maken met dezelfde mensen. Daarna hebben we ons gefocust op de herverdeling van taken. Ons doel is om probleemloos storingsvrije machines bij klanten neer te zetten. Met een goed gestructureerd voortraject en een uitontwikkeld ontwerp kunnen we een machine produceren en leveren waarnaar we niet meer om hoeven kijken.”

Nu dat op de rit staat, blijft Bakon aandacht houden voor haar werkwijze en mogelijke bottlenecks. “SpartnerS begeleidt ons bij het monitoren van de doelstellingen en de acties die we moeten ondernemen. Dat doet ze samen met onze mensen, die daarbij zelf oplossingen kunnen aandragen. Het zorgt dat we niet terugvallen in oude gewoontes!”