Efficiënt salesteam door meer structuur

Nadat KMWE Toolmanagers in 2015 met SpartnerS een succesvol LEAN traject had doorlopen, ontstond het idee om in het salesteam met een bonusstructuur te werken. Voor Jorg Michiels, zoon van de eigenaar en in die periode salesmedewerker buitendienst, was dit de aanleiding voor een verdere kennismaking met SpartnerS. De verkoopleider was vertrokken, en zonder een opvolger werd het KMWE Toolmanagers salesteam zelfsturend, onder leiding van directeur/eigenaar Corné Michiels. Als salesmedewerker zag Jorg op meerdere gebieden ruimte voor verbetering. Met name de aansturing van het salesteam moest beter.

Salesteam naar hoger niveau

“We waren een zelfstandig team, waarin iedereen op zijn eigen manier werkte. Dat is salesmensen eigen, maar werkt niet echt efficiënt. Sommigen hadden daarom behoefte aan meer structuur. Al snel werd het duidelijk dat we externe ondersteuning nodig hadden bij deze professionaliseringsslag. Die vonden we bij SpartnerS, waarmee we in het LEAN-project al ervaring hadden opgedaan. Het was bij mijn weten het eerste adviesbureau dat niet in de directiekamer bleef hangen, maar vanaf dag 1 de vloer op ging om in gesprek te gaan met de medewerkers. Een van hun adviseurs, Pim van Dorp, werd bij ons interim salesmanager. Hij stuurde het team aan. Dat werkte goed, omdat hij al de verbinding met de organisatie had gemaakt.”

“SpartnerS was het eerste adviesbureau dat niet in de directiekamer bleef hangen”

Plannen met kleur

Om kennis te maken met het team en de pijnpunten te weten te komen, startte Pim met individuele gesprekken. Daarin vroeg hij naar zaken als ‘Hoe maak je je planning’, ‘Naar welke klanten rijd je en waarom’ of ‘Moet je hem bezoeken of kan het ook telefonisch’. De antwoorden op die vragen liepen sterk uiteen. Het kwam er in het kort op neer dat de planning volledig afhankelijk was van de omstandigheden, dus ook zomaar weer omgegooid kon worden.  Het onderwerp Planning werd daarom meteen bij de kop gepakt, ook in de salesmeetings die hij voorzat. Samen met de salesmensen stelde hij richtlijnen op over agendadelen, reistijden, gebiedsindeling, takenlijsten en hoe je met kleuren in de agenda kunt plannen. Jorg: “Dat viel in het begin niet bij iedereen even goed, maar toen men er echt mee ging werken kreeg hij uiteindelijk de grootste tegenstanders mee!”

Commitment

De salesmensen werden vervolgens door Pim getraind in het voeren van succesvolle salesgesprekken. Jorg: “Hoe bouw je een gesprek op, wat bespreek je en waarom? In rollenspelen reflecteerden we op onszelf en op elkaar. Dat was voor ons allemaal heel leerzaam.”

Geleidelijk aan werden de medewerkers zich steeds meer bewust van de voordelen van de nieuwe aanpak, waarbij doelstellingen scherper werden geformuleerd en bewaakt. Jorg: “De budgetgesprekken, waarin de targets voor komend jaar worden vastgelegd, trokken we naar een hoger niveau. Welke targets leg je als salesmedewerker neer, en hoe haalbaar zijn deze? Het zorgde dat de vrijblijvendheid van voorheen plaatsmaakte voor duidelijkheid en commitment.”

Toekomst

Tijdens het anderhalf jaar durende salestraject werd ook over Jorg’s toekomst gesproken. Jorg: “Eerst wilde ik de beste verkoper worden, om daarna als salesmanager door te stromen. Maar in mijn nieuwe rol als salesmanager, die ik sinds begin 2018 bekleed, is dat niet meer het belangrijkste. Ik wil mijn managementvaardigheden ontwikkelen en krijg daarbij begeleiding van SpartnerS. Zo leer ik met een helicopterview te kijken naar onze organisatie en de grote lijnen te bewaken. Ook leer ik om mensen de tijd te geven om ze mee te krijgen in de plannen die ik continue bedenk. Want als ik weken op een idee zit te broeden voordat ik het op tafel gooi en in de praktijk wil brengen, waarom zou een ander dat idee dan binnen een kwartier kunnen begrijpen? Het is fijn dat ik met de begeleiding van SpartnerS stap voor stap in mijn nieuwe rol ben gegroeid en leer om mensen direct aan te sturen. Want over een jaar of drie doet de huidige generatie van het management een stap terug. Het is de bedoeling dat ik dan het stokje overneem.”

“Stap voor stap rol ik in mijn nieuwe rol”

Handvatten

De resultaten van het salestraject zijn inmiddels zichtbaar. Jorg: “Onze omzet groeit en dat zet zich door. Het is nu niet alleen meer een gevoel, we zien het ook aan de cijfers. Het is het gevolg van de bewustere werkwijze van onze salesmensen, die langzaam maar zeker in ieders systeem komt. Het vergt gewoon veel tijd en discipline en een salesman is nu eenmaal de moeilijkste persoon om te sturen! Maar we hebben ze de juiste handvatten gegeven en iedereen beseft nu dat structuur en betere verkoopvaardigheden belangrijk zijn. Daarom gaan we hiermee door. Zonder externe hulp hadden we dit nooit gekund.”