Continu verbeteren basis voor gestructureerde groei

Goed georganiseerd

Toen Jeroen Verdonschot, directeur-eigenaar van GFM, met zijn bedrijf tegen de grenzen van de capaciteiten aanliep dacht hij: “Dit is het moment. Ik merkte dat we op allerlei vlakken vastliepen: mensen zaten niet op de juiste plek, de planningen werden niet nagekomen en de orde en netheid liet te wensen over. Dat zorgde voor onvoldoende output. Tegelijk kreeg ik de kans het pand van de buren over te nemen waardoor onze oppervlakte verdubbelde. Dit alles bij elkaar zorgde ervoor dat ik een stap richting continu verbeteren wilde maken.” Zijn grootste uitdaging was om van GFM een goed georganiseerd bedrijf te maken, waar iedereen, klant, leverancier of medewerker, positief over is. En dat er ook nog eens goed uitziet. Verdonschot hierover: “Ik zag bij andere bedrijven uniformiteit in werkwijzen en een professionele uitstraling. Dat wilde ik ook.”

Vliegtuigspel

GFM besloot om samen met SpartnerS het verbetertraject op te starten. De eerste fase was gericht op structureren en ‘harde verbeteringen’. Dat begon met het vliegtuigspel, dat draait om hoe je als medewerker slimmer kunt werken. Verdonschot: “We kregen positieve respons op dit spel, het zorgde direct voor draagvlak.” Vervolgens werd het totale proces, van de offerteaanvraag tot en met de facturatie, uiteengerafeld met behulp van een waardestroomanalyse (WSA). Als belangrijkste bottleneck kwam naar voren dat de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers niet goed waren vastgelegd. “Daarmee zijn we direct aan de slag gegaan. Van alle functies hebben we een functieprofiel opgesteld met heldere taken en verantwoordelijkheden.” Ook nam Verdonschot een nieuwe productieleider aan die een aantal zaken in het primaire proces van hem kon overnemen.

Bij elke stap in de WSA werd de vraag gesteld wat er beter of anders moest. Verdonschot: “Dat gaf ons veel inzicht. Zo kwamen we op een lijst van negenenzestig aandachtspunten die we verdeelden in categorieën zoals aansturing, logistiek en kwaliteit. Per groep samengestelde teams werkten we de verbeteracties volgens een strakke planning af.” Zo gingen meerdere verbeterprojecten van start op het gebied van onder meer Planning, Gereedschap, Inrichten fabriek en Voorraadbeheer. Met als rode draad, het verbeteren van het proces.

De eerste resultaten van de verbeteracties werden zichtbaar: er ontstond meer structuur en daardoor meer output. Verdonschot had ruimte om te investeren in de werkvloer en besloot een nieuwe bedrijfshal te gaan bouwen.

Inmiddels is fase 2 van het verbeterproject in volle gang. “Nu de basis staat, richten we ons op de finetuning. Onze doelstellingen voor 2022 hebben we dit jaar al gerealiseerd en de orderportefeuille zit vol. Een luxe situatie die ons weer voor nieuwe uitdagingen stelt.

Voor de helft vrouwen

GFM ging tijdig aan de slag met structureren en continu verbeteren. Dat leidde tot meer output met een goed rendement. En daar plukt het bedrijf in deze periode van economische groei de vruchten van. Verdonschot: “Als we in 2012 niet met SpartnerS aan de slag waren gegaan, hadden we nu een probleem gehad. Dan hadden we bijvoorbeeld geen goede mensen aan kunnen nemen. En hadden we het niet kunnen bolwerken. Onze heldere toekomstvisie helpt ons in deze tijden ook bij het aantrekken van personeel; mensen willen graag daaraan bijdragen.” Andere zichtbare verbeteringen zijn een gestructureerde planning, orde en netheid en duidelijke functieomschrijvingen. “Dit traject geeft ons de basis om gestructureerd te groeien. We merken dat we door de verbeterslag interessanter zijn geworden.”

De kers op de taart is het nieuwe pand dat dit najaar wordt opgeleverd. “Dit moderne pand is ingericht op de toekomst en wordt een hele fijne werkplek voor ons personeel. Dat overigens voor de helft uit vrouwen bestaat. Uniek in de metaalindustrie!”

Stok achter deur

Verdonschot richt zich nu op een nieuwe management- en organisatiestructuur. “We blijven verder professionaliseren.” Hij legt uit waarom SpartnerS nog een steeds een structurele rol in dit stadium vervult: “Juist nu het goed gaat, wil ik regelmatig terug naar onze aandachtspunten uit het eerste project. Hebben we gedaan wat we hebben afgesproken? En zo niet, waarom niet en hoe dan wel? Het is een continu proces met steeds nieuwe uitdagingen. Door SpartnerS hebben we een stok achter de deur. En houden we de aandacht voor verbeteren levend. Ondanks de drukte proberen we altijd op deze manier te werken.”

Deze cases is van juni 2018. Inmiddels is fase 2 van het verbeterproject succesvol afgerond.